Существует довольно распространенное мнение о том, что заявление может написать каждый. Какое угодно и кому угодно. Но на самом деле это далеко не так. Практика показывает, что написать заявление, даже самое простое, не всегда получается даже у самых подготовленных специалистов. Дело в том, что недостаточно только написать заявление правильное по форме и точное по содержанию. Ведь самое главное – это получить максимально возможный положительный результат от своего обращения. Следовательно, если заявление написать правильно, с соблюдением правил составления такого рода документов, то и результативность рассмотрения такого обращения будет в несколько раз выше.
В общении с чиновником пустяков не бывает
Заявление - это обращение гражданина с просьбой о содействии в реализации закрепленных Конституцией и действующим законодательством их прав и интересов или сообщение о нарушении действующего законодательства либо о недостатках в деятельности предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, народных депутатов Украины, депутатов местных советов, должностных лиц, а также высказывание мнения относительно улучшения их деятельности (ст. 3 Закона Украины «Об обращениях граждан»).
Чтобы правильно написать заявление, нужно, прежде всего, усвоить простую на первый взгляд истину: в общении с чиновником пустяков не бывает! Начиная с того, как написано ваше заявление, и заканчивая тем, куда, кому и как оно было направлено, во многом будет зависеть конечный результат ваших усилий. Например, вы написали прекрасное заявление, которое радует глаз, форма и содержание безукоризненны, но направили его не по тому адресу или не тому чиновнику. Скорее всего, в таком случае ваше обращение постигнет печальная судьба аналогичных обращений, отправленных «на деревню дедушке». И, наоборот, адресат был указан точно, однако сам документ был выполнен небрежно, неразборчивым почерком или он настолько многословен, что даже чтение его крайне затруднительно. И в этом случае, вероятнее всего, успеха заявителю не видать. Поэтому для того, чтобы правильно написать заявление, нужно в обязательном порядке соблюдать определенные правила, которые предусмотрены законодательством и выработаны соответствующей многолетней практикой.
15 правил написания любого заявления
1. Сначала нужно определить цель: для чего, ради какой цели вы пишете это заявление. Сформулировать, хотя бы мысленно, те просьбы или требования, о которых вы хотите заявить.
2. Отобрать и сгруппировать основные факты: мысленно проанализировать все события и обстоятельства, относящиеся к этой проблеме. Выбрать самое главное.
3. Установить даты и имена участников происходящего: вспомнить или найти в документах даты и имена участников тех событий, которые относятся к делу.
4. Отобрать только необходимое: выбрать из имеющихся у вас документов только те, которые непосредственно относятся к делу. Разложить их в хронологическом порядке.
5. С каждого документа сделать не менее двух копий: одну копию - для направления вместе с заявлением адресату, вторую копию - для своей работы и предоставления в случае необходимости должностным лицам, чтобы исключить возможность утери или изъятия против вашей воли оригинала документа.
6. Выяснить правильное название (наименование) органа власти или предприятия, учреждения, организации (или его структурного подразделения) - куда
следует направить заявление.
7. Выяснить правильное название (наименование) должности того должностного лица, к которому следует направить обращение. Не будет лишним, хотя это и не обязательно, узнать также его полное имя: фамилию, имя и отчество.
8. Выяснить точный почтовый адрес органа власти или предприятия, учреждения, организации (либо его структурного подразделения) - куда следует направить заявление. Это значит надо узнать почтовый индекс, правильное наименование улицы и номер дома (офиса).
9. Составить и написать черновик документа по указанной схеме.
10. Тщательно отработать форму и содержание документа: исправить стилистические и грамматические ошибки, безжалостно удалить повторяющиеся слова и события, обратить внимание на четкость, краткость и понятность изложения.
11. В конце заявления обязательно используйте универсальную формулу
(так называемую «формула отказа»): «В случае отказа в удовлетворении моего заявления прошу оформить отказ письменно с указанием правового обоснования, сроков, порядка обжалования и выслать мне почтой по указанному адресу».
12. Переписать (перепечатать) заявление начисто и сделать с него не менее одной копии.
13. В конце заявления в приложении указать все прилагаемые к заявлению документы, если они есть (или их копии).
14. Подписать заявление с указанием своей фамилии и имени (инициалов), а также
указать дату его написания.
15. Упаковать заявление с прилагаемыми документами в почтовый конверт и отправить по почте заказным письмом (желательно - с уведомлением о вручении почтового отправления) либо сдать в приемную секретарю или канцелярию с обязательным получением отметки (штампа) о приеме на своем экземпляре заявления.
Игорь Ворон, юрист.