На смену привычным трудовым книжкам в бумажном виде пришли еще пока для многих из нас непривычные и не очень удобные электронные трудовые книжки. Правительство и Пенсионный фонд Украины в ускоренном режиме практически завершают этот этап реформирования трудового законодательства — совсем недавно установлены новые правила ведения, заполнения и учета трудовых книжек как работников, работающих по найму, так и физических лиц-предпринимателей и самозанятых лиц. Вот об этих правилах сегодня поговорим более обстоятельно.
Постановление Кабмина № 1084
Напомним, что 27 ноября 2019 года Кабинет министров Украины принял постановление «О введении учета трудовой деятельности работника, физического лица - предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме» № 1084, которым утвердил Порядок учета трудовой деятельности в электронной форме. Этот Порядок определяет механизм организации учета трудовой деятельности работника, физического лица-предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, которые дали согласие на обработку данных, предусмотренных Порядком, в электронной форме.
По новым правилам электронный учет трудовой деятельности ведется с целью обеспечения накопления, хранения и использования информации о полученных работником стаже работы, образовании, квалификации для подтверждения имеющегося трудового стажа при заключении трудового договора, назначения пенсий и для других целей, предусмотренных законодательством.
Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в составе персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в течение срока, предусмотренного частью 3 статьи 20 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».
Сведения о трудовой деятельности работника включают:
1) сведения, позволяющие идентифицировать лицо:
- уникальный номер персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;
- фамилия, имя, отчество (при наличии) лица на момент подачи сведений в ПФУ;
- дата рождения;
- регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (кроме лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика, сообщили об этом соответствующему контролирующему органу и имеют отметку в паспорте);
- пол;
- уникальный номер записи в Едином государственном демографическом реестре и серия, номер и название документа, из которого взяты сведения для персональной учетной карточки застрахованного лица (при наличии);
- место проживания;
- средства связи (номер телефона, адрес электронной почты);
2) сведения о периодах трудовой деятельности:
- налоговый номер юридического лица (регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов физического лица (кроме лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика, сообщили об этом соответствующему контролирующему органу и имеют отметку в паспорте) и наименование страхователя;
- год, за который внесены сведения;
- период трудовых отношений;
- профессиональное название работы;
- название должности с указанием структурного подразделения;
- сведения о приеме на работу, присвоении/изменении/отмены разряда, ранга, класса, звания, категории, прохождении стажировки, переводе на другую работу, основания увольнения;
- информация об основном месте работы;
- образование;
3) данные об особых условиях труда, дающих право на льготы по общеобязательному государственному социальному страхованию;
4) информация о судимости за совершение преступления и о лишении права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
5) информация о подтверждении приобретенного лицом за пределами Украины стажа работы для применения накопления периодов стажа работы в соответствии с международными договорами, согласие на обязательность которых дано Верховной Радой Украины.
Порядок предоставления сведений для заполнения е-трудовой книжки
Сведения о трудовой деятельности работника подаются ПФУ через веб-портал электронных услуг ПФУ в виде копий предусмотренных законодательством документов, изготовленных путем сканирования с обязательным наложением страхователем или работником квалифицированной электронной подписи. Указанные сведения могут быть представлены также в оцифрованном виде. Требования к формату представления информации устанавливаются ПФУ.
Неотъемлемой составляющей сведений, представленных страхователем, является сканированная копия согласия работника о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных.
В случае представления сведений о трудовой деятельности работника лично предоставление согласия на обработку персональных данных осуществляется путем проставления отметки о таком разрешении в электронном кабинете застрахованного лица на веб-портале электронных услуг ПФУ.
Сканированные копии трудовой книжки работника, документы о стаже, определенные специальным Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки, должны содержать все страницы и поля соответствующих документов, быть пригодны для восприятия их содержания, в частности данные о серии и номера бланков документов.
Оцифровка сведений о трудовой деятельности работника на основании сканированных копий документов осуществляется ответственным лицом органа ПФУ путем дополнения персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования информацией, имеющейся в сканированных копиях документов.
Сообщение о выявленных случаях отсутствия в трудовой книжке необходимых записей или неверных либо неточных записях о периодах работы, или иных разногласиях (в частности за периоды страхового стажа после 1 июля 2000 г. по данным реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования) направляется застрахованному лицу через его электронный кабинет застрахованного лица на веб-портале электронных услуг ПФУ.
Правила предоставления сведений о трудовой деятельности работника, установленные ПФУ
12 марта 2021 года ПФУ принял постановление «Об утверждении Порядка представления сведений о трудовой деятельности работника, физического лица - предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме» № 11-1, которым был определен механизм,детализированы действия работодателей и работников по предоставлению информации о трудовой деятельности работника в электронной форме.
В целом эти новые правила сводятся к следующему.
Сведения о трудовой деятельности работника подаются страхователем (т. е. работодателем) за работников или самим работником.
Информация о трудовой деятельности работника подается в ПФУ через web-портал электронных услуг Пенсионного фонда в электронной форме с обязательным наложением квалифицированной электронной подписи страхователем или работником, которые подают информацию, одним из следующих способов:
- в виде копий предусмотренных законодательством документов, изготовленных путем сканирования;
- в оцифрованном виде — путем создания соответствующей электронной записи в электронном кабинете страхователя или застрахованного лица на веб-портале электронных услуг ПФУ, к которой прилагаются сканированные копии документов, на основании которых создается запись.
Электронные копии страниц трудовой книжки и документов о стаже, определенные Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденным постановлением КМУ от 12 августа 1993 года № 637, изготавливаются путем их сканирования.
Сканированные копии изготавливаются в цветном формате с подлинников трудовой книжки и документов о стаже, должны содержать все страницы трудовой книжки в хронологическом порядке и поля соответствующих документов, быть пригодны для восприятия их содержания, в частности данные о серии и номере бланков документов, рекомендуемое разрешение при сканировании — 300 dpi, формат изображения должен быть jpg или pdf, размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.
Электронная запись состоит из перечня сведений о трудовой деятельности работника:
- наименование работодателя или фамилия, имя, отчество (при наличии) и идентификационный код согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины или регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика либо серия (при наличии) и/или номер паспорта (для лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов, уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте);
- периоды: работы, обучения, практики, службы, ухода, безработицы, стажировки, отношений по договорам гражданско-правового характера, исправительных работ, совместительства;
- перевод с должности на другую должность или другую работу;
- наименование должности, профессия, специальность, квалификация, вид выполняемой работы, структурное подразделение;
- причина прекращения трудовых отношений, обучения, практики, прохождения службы, отношений по договорам гражданско-правового характера, ухода, безработицы, исправительных работ (пункт, часть, статью закона);
- вид документа, его номер и дата, на основании которого внесена запись о начале и/или прекращении: трудовых отношений, обучения, практики, службы, ухода, безработицы, стажировки, отношений по договорам гражданско-правового характера, исправительных работ, совместительства.
Если электронная запись создана с ошибками и исправлена, формируется новая электронная запись.
Представленные сведения о трудовой деятельности работника должны содержать полную и достоверную информацию.
Вместо заключения
Пожалуй, без преувеличения можно сказать, что переход страны с бумажных трудовых книжек на трудовые книжки в электронном виде — это чрезвычайное событие, последствия которого для каждого украинца практически еще не вполне осознаются не только рядовыми работниками, но и многими ответственными должностными лицами. Здесь достаточно сказать, например, то, что если бумажная трудовая книжка со всей информацией, которая в ней записана, — это документ, который является вещью РЕАЛЬНОГО мира, его можно потрогать руками, спрятать в свой семейный архив, то электронная трудовая книжка — это хотя и считается документом, но его «потрогать руками» не получится, потому что он существует в специфической цифровой форме в виртуальной реальности на серверах ПФУ (а может, и в иных, нам не ведомых, цифровых либо облачных виртуальных хранилищах информации, принадлежащих другим лицам). В связи с этим, вполне вероятно, могут возникнуть уже сейчас или в будущем некоторые вопросы, как технического, так и этического свойства. К примеру, действительно ли вся информация о трудовом стаже работника, до единого трудового дня, будет перенесена в е-трудовую книжку? Надежно ли хранятся эти сведения е-трудовых книжек в «электронных недрах» ПФУ? Не будет ли каких-либо утечек, несмотря на данные гарантии, персональных данных из электронных трудовых книжек? И ряд других вопросов... Остается надеяться, что государство, его ответственные должностные лица при проведении этой важной реформы в сфере труда будут думать не о проблемах наполнения бюджета и ПФУ, а о статье 3 Конституции Украины, то есть о том, что права и свободы человека и их гарантии определяют содержание и направленность деятельности государства. Государство отвечает перед человеком за свою деятельность. Впрочем, разве может быть иначе в правовом государстве?!
Игорь Ворон, юрист.