Компьютеризация и цифровые технологии все больше расширяют сферы своего применения, на смену бумажному носителю информации приходит, а точнее буквально врывается, носитель электронный в виде могучих компьютерных серверов, облачных хранилищ данных, флешек, дисков и прочего разнообразия цифрового оборудования. Эра «цифры» неизбежно затронула и трудовые книжки работников, в которых записывалась и хранилась долгие годы информация о рабочей жизни каждого трудящегося. Теперь на смену обычной бумажной трудовой книжке придет трудовая книжка электронная, что предусмотрено новым законом. Вот об этом и пойдет речь в сегодняшней статье.
Закон об электронных трудовых книжках
10 марта 2021 года был опубликован Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме»№ 1217-IX (далее – Закон), который Верховная Рада приняла 5 февраля этого года. Однако в соответствии с заключительными и переходными положениями Закон вступил в силу лишь через 3 месяца с дня его опубликования, т. е. 10 июня с. г.
Закон предусматривает пятилетний переходный период, когда будет использоваться как бумажный, так и электронный вариант трудовой книжки.таким образом законодатель фактически дает зеленый свет введению по всей Украине электронного учета трудовой деятельности каждого работника.
Отныне подтверждение имеющегося стажа работы для заключения трудового договора, фиксация страхового стажа для назначения пенсий и т.д. будет происходить исключительно в электронной форме с использованием необходимых электронных ресурсов Пенсионного Фонда Украины.
Правительство возложило на всех работодателей обязанность подать в Реестр застрахованных лиц сведения из бумажных трудовых книжек о трудовой деятельности своих работников. Кстати, напомним, что в соответствии с Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» в 2011 году был создан Государственный реестр общеобязательного государственного социального страхования.
Также, в течение переходного периода можно будет использовать как бумажную трудовую книжку, так и электронную форму уже имеющихся или внесенных сведений о трудовой деятельности.
В общих чертах, Закон предписывает работодателю следующее:
- выдавать работнику оригинал бумажной трудовой книжки под роспись после внесения сведений о трудовой деятельности в Госреестр застрахованных лиц;
- по требованию работника дублировать в бумажную трудовую книжку записи о приеме на работу, переводе и увольнении.
Кроме того, Закон создает правовые условия для того, чтобы использовать электронную трудовую книжку как удобный современный инструмент для автоматического назначения пенсии (то есть без личного обращения лица) с сохранением права отсрочки выхода на пенсию. При переносе назначения пенсии и продолжении трудовой деятельности размер пенсии должен повышаться на 0,5-0,75%.
При автоматическом назначении пенсий Законом также предусмотрена возможность определения с помощью программы Государственного реестра наиболее выгодного варианта для начисления пенсии, включая дату такого назначения.
Теперь, после принятия Закона и вступления его в силу, подтверждением расторжения трудового договора между работодателем и работником (увольнения) будет служить экземпляр приказа об увольнении, а не запись в трудовой книжке, выданной на руки, как это было в совсем недавнем прошлом.
Электронные трудовые книжки —удобный сервис ПФУ
Как считает руководство Пенсионного Фонда Украины, электронная трудовая книжка —это прежде всего удобный и доступный сервис от Пенсионного фонда Украины.Сервис позволяет подавать через web-портал электронных услуг Фонда (portal.pfu.gov.ua) подписанные квалифицированной электронной подписью сканированные копии бумажных трудовых книжек, иных документов, подтверждающих трудовую деятельность работника.Внедрение электронной трудовой книжки является предпосылкой для дальнейшей реализации автоматического назначения пенсии (без дополнительного обращения) по факту наступления пенсионного возраста.
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажных трудовых книжек, поэтому в электронной трудовой книжке будет отражаться вся информация о стаже, которая имеется в бумажной книжке.
Заменить бумажные трудовые книжки собирались еще в 2019 году. Это вписывается в общую концепцию руководства государства о «стране в смартфоне». «Это означает меньше бумаги, меньше бюрократии, меньше ненужного документооборота. Также будет упрощен доступ к информации о трудовом стаже работников. А это значит, что пенсии будут начисляться автоматически. Это фактически прорыв», — сообщал премьер-министр Денис Шмыгаль.
Сведения о трудовой деятельности могут вноситься, как застрахованным лицом, так и работодателем через web-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в виде сканированных или оцифрованных копий предусмотренных законодательством документов (трудовой книжки, справок и т. д) с обязательным наложением страхователем или застрахованным лицом квалифицированного электронной подписи.После внесения сведений о трудовой деятельности работодатель обязан выдать оригинал бумажной трудовой книжки работнику на руки под подпись.
Сведения о трудовой деятельности учитываются в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.
Зачем нужна пятилетка переходного периода
В действительности для перевода всего учета страхового пенсионного стажа в «цифру», т. е. для внесения личных данных каждого работника о его трудовом стаже с дня оформления бумажной трудовой книжки до последней записи в ней, нужны колоссальные усилия и слаженная работа как Пенсионного фонда, так и каждого работодателя. Более того, понадобится активное участие в этом процессе и подавляющего большинства самих работников, так как без них будет невозможно выполнить всю работу оцифровки, ведь многие трудовые книжки по разным причинам не находятся в отделах кадров предприятий, учреждений и организаций, а хранятся дома у самих людей. А кроме того, и об этом пока мало говорится в среде специалистов и экспертов, без самих трудящихся будет практически невозможно осуществить надлежащий контроль за переносом записей из бумажных трудовых книжек в электронные. В этой связи достаточно лишь заметить, что на протяжении многих десятков лет записи в трудовые книжки делались теми, кто не всегда имел нужную для этого квалификацию, навык, разборчивый почерк и желание соблюдать требования Инструкции о заполнении трудовых книжек. Теперь эти проблемы нужно будет решать законно и справедливо, и больше всего в этом будут заинтересованы сам трудовой люд. Само собой разумеется, что такая огромная работа потребует и много времени.
У каждого будет доступ к своей электронной трудовой книжке
Важным преимуществом электронной трудовой книжки будет круглосуточная доступность для её владельца. С одной стороны сам работник сможет в любое время дня и ночи посмотреть информацию в своей электронной трудовой, а, с другой стороны, эта информация будет надежно защищена от посторонних глаз, несанкционированного проникновения, изменения или уничтожения данных, т. к. для защиты персональных данных Пенсионный фонд уже не один год использует самые современные системы компьютерной безопасности. Все электронные данные хранятся в государственном Реестре застрахованных лиц и имеют соответствующую киберзащиту, которая не позволит мошенникам получить доступ к сведениями, содержащимися в электронных трудовых книжках.
Как сообщают специалисты ПФУ, просмотреть имеющуюся о себе информацию, в том числе свой трудовой или страховой стаж, можно на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (portal.pfu.gov.ua). Пенсионный фонд ввел новый онлайн-сервис, который вызывается на сайте кнопкой с названием «Відомості про трудову діяльність». Для того чтобы воспользоваться услугой, необходимо зарегистрироваться на веб-портале Фонда с помощью квалифицированной электронной подписи (ЭЦП), а затем действовать по алгоритму, который предлагает ПФУ.
Если у человека возникают любые вопросы, а в этом случае реализована возможность подачи обращения в электронном виде, можно описать суть своего вопроса и отправить специалистам Фонда. В установленные законом сроки заявитель получит ответ. Кроме того, можно самому обратиться в ближайший сервисный центр ПФУ по месту своего жительства.
Также Пенсионным фондом Украины разработано мобильное приложение «ПФУ» для системы на базе Android, которое можно скачать на Google Play (Гугл плей). Это приложение обеспечивает доступ с мобильных устройств к электронным сервисам Пенсионного фонда Украины и делает общение с Пенсионным фондом максимально удобным и эффективным.
Вместо заключения
Вполне вероятно, что когда речь идет об столь масштабном и ответственном деле, как «оцифровка» бумажных трудовых книжек, то есть о переносе информации о трудовом стаже работника из его бумажной трудовой книжки в электронную трудовую книжку на сайте ПФУ, неизбежны ошибки (вольные или невольные), досадные просчеты или даже сознательные неправомерные действия со стороны должностных лиц. Ведь в этом деле так называемый«человеческий фактор» никто не отменял, а ведь именно этот человеческий фактор будет играть, пожалуй, главную роль, о чем пока мало кто задумывается. Для тех, кто сомневается в такого рода выводах, предлагается простой эксперимент: возьмите свою бумажную трудовую книжку (у кого есть) или трудовую своего родственника или знакомого и попробуйте без ошибок прочитать записи хотя бы первых 2-х – 3-х страниц. Уверены (ведь нами в своей практической работе прочитано и изучено немало трудовых книжек), что легкого чтения у большинства не получится. А ведь эти записи предстоит не просто читать, но и набирать вручную. Думается, многочисленных ошибок здесь не избежать… Поэтому, как нельзя кстати, вспоминается народная мудрость: «Доверяй, но проверяй». Каждому просто необходимо будет проверить записи своей электронной книжке. Если хотите, чтобы в вашем электронном «хранилище» была учтена вся ваша трудовая биография, если не хотите потерять во время «цифровой революции» дни, месяцы или годы своего трудового стажа, то проверяйте и контролируйте весть процесс «оцифровки» ваших данных. И не стесняйтесь защищать свой прошлый труд, если в этом возникает необходимость. Парацельс, знаменитый швейцарский алхимик, врач и философ, живший в XVI веке, как-то сказал верные слова: «Защитить себя от чужой воли можно только развивая и усиливая свою волю».
Игорь Ворон, юрист.