13 мая этого года на официальном веб-сайте Бесплатной правовой помощи Днепропетровской области (https://www.legalaid.gov.ua) была размещена развернутая юридическая консультация главного юриста Пятихатского бюро правовой помощи Валентина Косяна. Опытный практикующий юрист подробно рассказал украинцам, как должны храниться трудовые книжки во время войны, нужно ли работодателям их раздавать и соответственно работникам получать на руки. Тема, вне всяких сомнений, в наше трудное время крайне актуальная, поэтому познакомим с этой юридической информацией и наших читателей.
Особых условий для хранения трудовых книжек в военное время нет
Юрист Валентин Косян пишет, что война определяет для работодателей особые условия, которые в большой степени касаются хранения документов, в частности трудовых книжек. Вполне понятно опасение работников предприятий и организаций относительно надежности такого способа хранения их личных документов, учитывая то, как быстро и тяжело развивались события в начале российской агрессии. Но ведь в любой ситуации надо действовать прежде всего по закону.
Юрист обращает внимание на то, что никаких особых условий хранения трудовых книжек работников правовой режим военного положения не определяет. Изменений по этому поводу законодательство не содержит. Хранить трудовые книжки работников,как и в мирное время, обязаны предприятия, учреждения и организации.
О выдаче трудовых книжек работникам на руки
Юрист Валентин Косян напоминает, что работодателю обязательно выдавать трудовую книжку работнику необходимо лишь в случае, если работник увольняется. Это предусматривает пункт 3 постановления Кабинета министров Украины от 27 апреля 1993 года № 301.
В случае выдачи трудовой книжки на руки работник должен поставить подпись о получении трудовой книжки:
- в «Личной карточке работника» (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25 декабря 2009 года № 495/656);
- в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Основание — пункт 7.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29 июля 1993 года № 58.
Ответственность за хранение трудовых книжек
Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек возложена на руководителя предприятия, учреждения или организации.
Об электронном учете трудовой деятельности и электронных трудовых книжках
Как сообщает юрист Валентин Косян, Законом Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» предусмотрены новые правила учета трудовой деятельности работника. Иными словами, с 10 июня 2021 года по всей стране был введен электронный учет трудовой деятельности украинцев.
После того, как Пенсионный фонд Украины завершит работы по включению сведений о трудовой деятельности работников в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования трудовые книжки будут выдаваться всем работникам лично под подпись. Эти работы должны быть выполнены в течение 5 лет (то есть до 10 июня 2026 года). Работодатель на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины вносит данные в разделе «Сведения о трудовых отношениях работника» о наемном работнике и загружает сканированные цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и соответствующих документов, которые также подтверждают стаж (это могут быть документ о получении образования, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), военный билет и тому подобное). После подачи работодателем необходимых данных и загрузки документов Пенсионным фондом проводится проверка и в случае отсутствия замечаний бумажная версия становится ненужной; она будет храниться у работника или вестись на предприятии параллельно с электронной версией, если этого пожелает работник.
В соответствии со статьей 48 Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ) с 10 июня 2021 года учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме, трудовая книжка хранится у работника, а обязанность работодателя вносить записи в трудовую книжку возникает только по требованию работника.
Как действовать в условиях военного положения: алгоритм
Государственная служба Украины по вопросам труда в своих разъяснениях от 17 июня 2021 года отмечает, что «выдавать работникам трудовые книжки, которые хранятся у работодателя, оснований нет. В то же время, отсутствуют основания отказать работнику в выдаче такой трудовой книжки по его требованию. Такое требование желательно оформить в виде заявления».
В случае выдачи трудовой книжки работнику по его требованию работодатель снимает с себя ответственность за сохранность трудовой книжки. Делается это в интересах работника, который может из-за имеющейся у него какой-либо опасности, сложных жизненных обстоятельств сменить место жительства, выехать, устроиться по срочному трудовому договору, по совместительству и тому подобное. И лучше, если в таких случаях трудовая книжка будет у работника на руках.
Правильно сделать это по такому алгоритму:
1) сначала работник пишет заявление на имя руководителя предприятия с просьбой выдать ему трудовую книжку с обоснованием необходимости такой выдачи;
2) на предприятии заблаговременно заводится дополнительный журнал учета временно выданных трудовых книжек (произвольной формы), где работник расписывается в получении (возврате ему) трудовой книжки.
Кроме того, согласно статьи 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» в случае нахождения предприятия в районе активных боевых действий работодатель самостоятельно решает вопрос хранения кадровых документов и может принимать решение о выдаче трудовых книжек работникам под подпись.
Перечень территориальных общин, расположенных в районе проведения военных (боевых) действий или находящихся во временной оккупации, оцеплении (блокировании), утверждается приказом Министерства по вопросам реинтеграции временно оккупированных территорий Украины (ознакомиться с перечнем можно на официальном сайте по ссылке https://minre.gov.ua/doc/doc/67).
Таким образом, выдача трудовой книжки на руки работнику в условиях военного положения осуществляется с целью ее сохранности, ведь в условиях войны никто ничего гарантировать не может.
Юрист Валентин Косян справедливо замечает, что работодатель не может принудительно выдать трудовую книжку на руки против желания самого работника. Но всем работникам следует всегда помнить о том, что в случае уничтожения трудовой книжки из-за боевых действий у работника может возникнуть немало хлопот по восстановлению данных от своей трудовой деятельности при выходе на пенсию. С другой стороны, работодатель за утерю или уничтожение трудовых книжек его работников во время действия военного положения вряд ли понесет какую-либо существенную юридическую ответственность, ведь мы все сейчас живем во время войны, а это официально государством признано форс-мажорным обстоятельством.
Игорь Ворон, юрист.