Каждый из нас в той или иной мере сталкивается с официальными документами. Даже тем труженикам, кто работает вдали от офисов и кабинетов, иногда приходится иметь дело с «бумагами для начальства»: написать заявление или объяснительную записку, подготовить письменные предложения, подать жалобу и т. д. Поэтому знания, даже самые минимальные, о том, какие требования сегодня предъявляются к подготовке и оформлению официальной документации,нужны практически всем.
Напомним, что 1-го сентября вступил в силу Национальный стандарт ДСТУ 4163:2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».Специалисты Юго-Восточного межрегионального управления Министерства юстиции (г. Днепр) на своей официальной веб-странице (https://psjust.gov.ua) в Интернете рассказали о 10-ти новеллах нового ДСТУ. Этому посвящена сегодняшняя статья.
Новелла 1. Сферой применения ДСТУ 4163:2020, в отличие от ДСТУ 4163:2003, являются организационно-распорядительные документы независимо от носителя информации, то есть стандарт определяет состав и содержание постоянной информации реквизитов для организационно-распорядительных документов независимо от носителя информации (бумажный или электронный). ДСТУ 4163:2003 не распространялся на процессы создания и обращения электронных организационно-распорядительных документов.
От редакции. ДСТУ(укр. ДержавнийСТандартУкраїни) — это национальные стандарты Украины. Существуют с 1993 года.
Новелла 2. В ДСТУ 4163:2020 изменился состав реквизитов документов, а именно: в настоящее время ДСТУ 4163:2020 не предусматривает использование такого реквизита как «изображение наград», изменилась нумерация реквизитов, новым в перечне стал реквизит 28 «отметка об ознакомлении с документом». Несмотря на указанные изменения в составе реквизитов, общее количество реквизитов осталось неизменным — 32.
Новелла 3. Новым является детализация состава справочных данных о юридическом лице, а именно: детализация состава реквизитов почтового адреса — установлена четкая последовательность реквизитов: название улицы, номер дома, номер корпуса или офиса (по необходимости), название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.
Важно! ДСТУ 4163:2020 предусмотрел допустимость указания в справочных данных двух адресов: юридического (указанный в ЕГРПОУ) и фактического (для переписки), если местонахождение юридического лица отличается от адреса фактического осуществления деятельности или размещения офиса.
Новелла 4. Важным является закрепление в ДСТУ 4163:2020 требования о соответствии места составления документа наименованию населенного пункта согласно Классификатору объектов административно-территориального устройства Украины. К примеру: г. Днепр; пгт Гостомель Киевской области; пос. Степное Фастовского района Киевской области; с. Березовка Макаровского района Киевской области.
Важно! Однако, в случае указания в этом реквизите столицы «Киев»сокращение «м.» не применяют.
Новелла 5. Также в ДСТУ 4163:2020 четко указано, что датированию подлежат все служебные отметки, проставленные в документе, а именно: виза, резолюция, отметка о заверении копии документа, отметка о поступлении документа юридическому лицу, отметка об исполнении документа и отметка об ознакомлении с документом.
Новелла 6. При применении в текстах нормативно-правовых актов и ссылок на них и в документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифрового способа указания дат ДСТУ 4163:2020 предусмотрел написание нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру (например, 09 жовтня 2021 року).
Новелла 7.В новом госстандарте детализированы положения относительно регистрационног о индекса документа, а именно: стандарт предусмотрел состав регистрационного индекса, способ отделения составных частей регистрационного индекса друг от друга, привел наглядные примеры.
Новелла 8. Существенными стали изменения в составе реквизита «подпись». ДСТУ 4163:2020 установил, что подпись должна содержать наименование должности лица, подписывающего документ, личную подпись (кроме электронных документов), собственное имя и фамилию. Кроме того, фамилия (в составе любого реквизита) печатается большими буквами. Инициалы лица, использование которыхпредусматривалось в ДСТУ 4163:2003, сейчас не используются.
От редакции. Например, правильно: Андрей ВОЛОХОВ, Жанна ШЕВЧЕНКО. Но неправильно: А. В. Волохов, Ж. Шевченко.
Новелла 9. Важными являются положения госстандарта, связанные с обеспечением функционирования украинского языка как государственного. Стандарт 2020 года устанавливает, что документы составляют на государственном языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством о языках в Украине. Документы же, адресованные государственным органам, составляют только на украинском языке.
Новелла 10. Кроме указанного, весомыми изменениями ДСТУ 4163:2020 стали требования к изготовлению документов, а именно: требования по использованию шрифтов размеров 8-12, 12-14 и 14-16 кегля, использование межстрочных интервалов и требование придерживаться соответствующих отступов от границы левого поля документа.
Новыми являются и требования относительно способа печатания документов: тексты документов постоянного и длительного (более 10 лет) хранения печатают на одной стороне листа. Документы временного срока (до 10 лет включительно) хранения можно печатать на лицевой и обратной стороне листа.
В итоге
Таким образом, по результатам анализа положений, нашедших свое отражение в ДСТУ 4163:2020, просматривается очередная попытка унифицировать систему организационно-распорядительной документации и требования к оформлению документов. Однако для соответствующих субъектов при работе с документами обязательным также является соблюдение требований Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», Типовой инструкции по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Кабинета министров Украины от 17 января 2018 г. № 55, а также требований собственных инструкций по делопроизводству.
Вместо заключения
Обратите внимание, что ДСТУ 4163-2003«Унифицированная система
организационно-распорядительной документации» (2003 г.) утратил силу с первого дня осени этого года. Поэтому новый госстандарт 2020 года уже действует для всех предприятий, учреждений и организаций страны всех форм собственности, и следовательно, после 1-го сентября с. г. необходимо оформлять все служебные документы с учетом новых норм.
Игорь Ворон, юрист.